Основные понятия

Табличные процессоры – специальные пакеты программ, обрабатывающие информацию, которую можно представить в виде таблиц.
Microsoft Excel – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. Значок программы MS Excel 2007 имеет вид, показанный на рис. 1.1.

Рис. 1.1 Значок программы MS Excel 2007

Многооконная организация MS Excel позволяет одновременно работать с несколькими книгами, каждая из которых расположена в своем окне (Рис. 1.2). При введении данных в таблицу, построении диаграмм пользователь работает с активным документом в активном окне. Для перехода к окну другой книги необходимо щелкнуть на ее имени на Панели задач или выбрать на вкладке Вид в группе Окно команду Перейти в другое окно, которое содержит список открытых документов.

Рис.1.2 Окно программы Microsoft Excel 2007

Рабочая книга – это основной документ, используемый MS Excel для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные.
Рабочий лист служит для организации и анализа данных (построение расчетных таблиц, диаграмм, работа с базами данных и т.д.). Работать одновременно можно сразу с несколькими листами: вводить, редактировать, производить с данными вычисления (имена листов выводятся на ярлыках в нижней части экрана). По умолчанию каждая вновь созданная рабочая книга содержит 3 рабочих листа.
Ярлык листа – обозначение листа рабочей книги.
Ячейка – основная единица хранения данных.
Адрес ячейки (ссылка на ячейку) – обозначение ячейки, в котором указывается соответствующий столбец и строка.
Активная (текущая) ячейка – выделенная рамкой ячейка, если начать ввод, то данные появятся в этой ячейке (номер и содержимое ячейки отображаются в строке формул).

Структура окна

1. Строка заголовка
Строка заголовка находится в самой верхней части окна (Рис. 1.3).

Рис. 1.3 Строка заголовка

В левой части окна расположена кнопка Office, которая открывает доступ к основному меню, в котором располагаются команды по созданию, открытию, сохранению, печати, настройкам документа. Также в данной строке находится панель быстрого доступа, содержащая кнопки: сохранить и отмена/возврат выполненного действия. Для настройки данной панели можно воспользоваться кнопкой  и выбрать, какие еще команды поместить на панель быстрого доступа.
В правой части строки заголовка находятся кнопки управления окном:

 – свернуть – сворачивает окно в кнопку на Панели задач;
 – развернуть – разворачивает окно до размеров экрана;
 – свернуть в окно – восстанавливает прежние размеры окна, до выполнения операции развертывания;
 – закрыть – завершает работу с программой и закрывает окно.

2. Меню вкладок

Занимает вторую строчку основного окна и содержит вкладки, упорядоченные по функциональному признаку (рис. 1.4), при выборе вкладки появляются группы команд с кнопками, за которыми закреплены команды. Выбор осуществляется указателем мыши и щелчком по ее левой кнопке. При наведении на любую кнопку рядом с указателем появляется подсказка, которая указывает функции данной команды.

Рис. 1.4 Меню вкладок

3. Строка формул

Строка формул содержит:
* адрес активной ячейки, либо сведения о величине выделенной области (количество столбцов и строк, которые содержит выделенная область);
* поле, в котором отображается информация, введенная в ячейку таблицы (текст, формулы).
Чтобы вывести или убрать эту строку, следует на вкладке Вид в группе Показать или скрыть выбрать команду Строка формул.

4. Рабочая область

Рабочая область – свободная центральная часть окна, которая представляет собой таблицу (данная область также называется рабочим листом).
Каждый рабочий лист состоит из 16 384 столбцов и 1 048 576 строк. Столбцы обозначаются прописными буквами (вверху окна) от A до Z, далее – от AA до AZ, затем – от BA до BZ и т.д. до столбца ZZ, после этого – ААА, ААВ и т.д. до XFD1. Строки пронумерованы с левой стороны окна документа. Пересечения строк и столбцов формируют ячейки. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.
Имена рабочих листов выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (Рис.1.6). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для перехода по ярлыкам используются кнопки слева от ярлыков:

 - переход к ярлыку первого листа

 - переход к ярлыку предыдущего листа

 - переход к ярлыку следующего листа

 - переход к ярлыку последнего листа

Рис. 1.6 Рабочий лист

5. Полосы прокрутки

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для перемещения по таблице в рабочем окне по вертикали и по горизонтали. Перемещение с использованием полос прокрутки осуществляется с помощью мыши.

6. Строка состояния

В нижней части окна располагается строка состояния, в которой указываются текущие операции, кнопки перехода от одного режима к другому, а также масштаб отображения листа на экране 

Перемещения по экрану

Указать необходимую ячейку можно, щелкнув по ней мышью. Кроме того, перемещаться по таблице можно с помощью клавиатуры:
* клавиши управления курсором (стрелки - вверх, вниз, вправо, влево) позволяют переместиться на одну ячейку в соответствующем направлении;
* клавиша Home перемещает активную ячейку в первый столбец строки;
* сочетание клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End - в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку, куда вводились данные;
* Ctrl+↑ и Ctrl-↓ - в первую и последнюю использованную ячейку столбца (если столбец не заполнен, то переход осуществляется в последнюю строку столбца листа);
* Ctrl+← и Ctrl+→ - в первую и последнюю использованную ячейку строки (если строка не заполнена, то переход осуществляется в последний столбец листа);
* PgUp, PgDn - на экранную страницу вверх и вниз, соответственно.
* При нажатии сочетаний клавиш Ctrl+PgUp или Ctrl+PgDn активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.
Перейти на нужную ячейку, можно набрав её адрес в поле имени и нажав клавишу Enter, или, нажав клавишу F5, в появившемся окне указать адрес ячейки.

Операции с листами

Переименование листа:
* дважды щелкнуть мышью на ярлыке листа, ввести новое имя;
* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Переименовать, ввести новое имя.

Добавление листа

* в контекстном меню ярлыка листа выбрать команду Вставить (в появившемся окне выбрать Лист и нажать кнопку Ок);
* нажать комбинацию клавиш Shift+F11;
* рядом с последним ярлыком листа нажать кнопку Вставить лист;
* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Вставить, а затем Вставить лист.

Удаление листа

* в контекстном меню ярлыка листа выбрать команду Удалить;
* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Удалить, а затем Удалить лист.

Если удаляемый лист содержит данные, то при выполнении команды появится предупреждение об их потере, т.к. восстановить лист будет невозможно.

Перемещение, копирование листа

* перетащить мышью ярлык листа вдоль ряда ярлыков на новую позицию (для копирования удерживать клавишу Ctrl);
* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Переместить /скопировать. В появившемся диалоговом окне указать в какую книгу, перед каким листом следует поместить перемещаемый лист. Для получения копии листа необходимо в этом окне установить флажок Создать копию.

Установка цвета ярлыка:

* в контекстном меню ярлыка выбрать команду Цвет ярлычка;
* на вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команду Формат, а затем Цвет ярлычка.

Выделить несколько листов:

* щелкать на ярлыках при нажатой клавише Ctrl;
* щелкнуть на ярлыке первого из выделяемых листов, нажать клавишу Shift и, удерживая ее, щелкнуть на ярлыке последнего листа, входящего в выделение;
* в контекстном листе любого листа выбрать команду Выделить все листы.

Снять выделение листов:

* щелкнуть на ярлыке листа, не входящего в выделение;
* в контекстном меню ярлыка любого выделенного листа выбрать команду Разгруппировать листы.

Автозаполнение ячеек

• Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец
• Заполнение данными с помощью маркера заполнения
• Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки
• Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков
• Пользовательский список автозаполнения

Форматирование ячеек

• Выбор формата отображения значения в ячейке
• Выравнивание данных
• Установка параметров шрифта
• Обрамление выделенного диапазона и заливка

Задания для самостоятельной работы

Автозаполнение ячеек

Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

Если несколько первых символов, введенных в ячейку, совпадают с символами, которые уже имеются в этом столбце, то MS Excel автоматически подставляет недостающую часть символов. Автоматическое завершение выполняется только тогда, когда запись состоит из текста или текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, дат или времени. Данная команда позволяет быстро редактировать и заполнять таблицу.

Если необходимо чтобы запись полностью совпадала, то, как только она появилась в ячейке, нужно нажать клавишу Enter. Если запись нужна не полностью, то дойдя до нужного символа нажать клавишу Backspace (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматическое завершение

Заполнение данными с помощью маркера заполнения

Для заполнения ячеек данными MS Excel может автоматически продолжать ряд чисел, комбинаций чисел и текста, дат и времени по заданному образцу. Для быстрого заполнения ячеек данными нужно выделить диапазон ячеек и переместить маркер заполнения  нужную сторону (т.е. заполняется строка или столбец).

После перемещения маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения в виде квадратика, с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Так, для заполнения только форматов ячеек (установленное начертания, тип, размер, цвет шрифта) необходимо выбрать вариант Заполнить только форматы (Рис. 3.3.а), для заполнения только содержимого ячейки — вариант Заполнить только значения (Рис. 3.3.б), для копирования данного диапазона – Копировать ячейки (Рис. 3.3.в).

а)                                                         б)                                                        в)

Рис. 3.3 Выбор команд с помощью маркера заполнения

Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки

Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить пустые ячейки, захватывая в выделении и ячейку с данными, снизу, справа, сверху или слева от ячейки, которая содержит данные для заполнения. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заполнить, а затем в открывшемся списке команду Вниз, Вправо, Вверх или Влево (рис. 3.4).

Примечание. Для быстрого заполнения ячейки данными из ячейки, которая находится сверху или слева, можно воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+D или Ctrl+R.

Рис. 3.4. Команда Заполнить

Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• ввести начальное значение в ячейку
• ввести значения в следующие ячейки, чтобы задать образец заполнения
• выделить заполненные ячейки

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., в первые две ячейки нужно ввести значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8... – последовательность 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., то вторую ячейку можно оставить пустой.

- перетащить маркер заполнения по диапазону (до нужной ячейки), который нужно заполнить.

Примечание. Для заполнения в порядке возрастания необходимо перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания – вверх или влево.

Если начальным значением является дата, например, «янв.13», то для получения ряда, состоящего из названия месяцев в том же формате, нужно выбрать команду Прогрессия из меню Заполнить группы Редактирование вкладки Главная (рис. 3.5.) и в появившемся диалоговом окне поставить в поле Единицы переключатель напротив значения месяц.

Рис. 3.5.Диалоговое окно Прогрессия

Пользовательский список автозаполнения

Чтобы упростить ввод определенных последовательностей данных можно создать пользовательские списки автозаполнения. Такой список создается на основе уже имеющегося на листе списка или вводится вручную.

Примечание. Пользовательский список может состоять только из текста или текста в сочетании с числами. Для того чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, сначала необходимо создать список чисел в текстовом формате.

Чтобы создать список из существующего необходимо выделить на листе диапазон ячеек, которые требуется включить в список автозаполнения. Нажать кнопку MS Office и выбрать команду Параметры Excel. В появившемся диалоговом окне выбрать группу Основные, а в ней в области Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки.

В диалогом окне Списки (рис. 3.6) нажать кнопку Импорт (в данном поле указываются адреса ячеек, которые включены в список). Элементы списка автоматически добавятся в виде нового списка. По завершению нажмите кнопку Ок.

Рис. 3.6. Диалоговое окно Списки

Чтобы создать новый список, так же его можно ввести в поле Элементы списка диалогового она Списки. Каждый элемент отделяется друг от друга нажатием на клавишу Enter. Затем нажать на кнопку Добавить и он отразиться в виде списка в поле Списки.

Для удаления списка нужно его выделить в диалоговом окне Списки и нажать кнопку Удалить. Подтвердить удаление и нажать кнопку Ок.

Форматирование ячеек

Для форматирования ячеек: выбор формата данных в ячейке, размещение текста в ячейке, установки типа, размера, цвета шрифта, оформление границ ячейки или таблицы, команда заливки – используются команды вкладки Главная групп Шрифт, Выравнивание, Число или диалоговое окно Формат ячеек.

Выбор формата отображения значения в ячейке

В предыдущей лекции рассматривался вопрос о типах данных: текст, число, формула. С помощью Числовых форматов можно указывать какие значения принимают данные в ячейке, например, денежный формат (2,00р. или $ 2,00), дата (15.07.13 или 15 июля 2013 г.), процентный (20,00%) и другие. Также для каждого формата устанавливаются свои параметры Для этого можно вызвать на экран диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.7) или воспользоваться командами группы Число вкладки Главная (рис. 3.8).

Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат ячеек: Число

Рис. 3.8. Команды группы Число вкладки Главная

Помимо команд, относящихся к формату данных, в данной группе можно установить формат с разделителями (разделение разрядности, например, 2 000), увеличить / уменьшить разрядность (количество знаков после запятой, например, 2,35346 – при уменьшении разрядности до одного знака получится 2,4).

Выравнивание данных

Для выравнивания данных можно использовать команды группы Выравнивание вкладки Главная или команды диалогового окна Формат ячеек: выравнивание (рис. 3.9). В области выравнивание указывается расположение данных относительно ячейки по горизонтали и вертикали; в области отображение Переносить по словам можно заполнить данные ячейки в несколько строк, Автоподбор ширины – изменить размер шрифта, если данные оказались больше ширины ячейки, Объединение ячеек – из нескольких ячеек делает одну; в области Ориентация можно указать на какой угол нужно повернуть текст.

Рис. 3.9 Диалоговое окно Формат ячеек: Выравнивание

Установка параметров шрифта

С помощью команд группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячеек: Шрифт (рис. 3.10) можно изменить тип, размер, начертание, цвет шрифта. С помощью команд Надстрочный и Подстрочный в поле Видоизменения устанавливаются верхний (t^о) и нижний (t^о) индексы.

Рис. 3.10 Диалоговое окно Формат ячеек: Шрифт

Обрамление выделенного диапазона и заливка

На рабочем листе границы таблицы представлены в виде серых линий, которые не выводятся при печати. Для установления нужных границ к созданной таблице применяется обрамление с помощью команды Границы группы Шрифт вкладки Главная. Предварительно выделенную таблицу в MS Excel можно обрамить рамкой и залить ячейки различным цветом.

Предварительно выделив таблицу, в диалоговом окне Формат ячеек: Границы (рис.3.11) можно выбрать тип линии, установить цвет, а затем в области Отдельные указать с помощью мыши только те границы, которые следует установить для таблицы.

Рис. 3.11 Диалоговое окно Формат ячеек: Границы

Для заливки ячейки или группы ячеек используется команда Заливка из группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячейки: Заливка. В последнем можно указать тип узора заливки и его цвет.

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel.

2. Создайте пользовательский автоматический список, состоящих из любых 4 элементов (например, времен года – зима, весна, лето, осень).

3. Оформите пользовательский список на листе 1.

4. Переименуйте лист 2 в Факторы.

5. Оформите таблицу по образцу, учитывая расположение текста в ячейках, начертание, установленные границы к таблице:

6. Для данной таблице установите тип шрифта Arial; размер шрифта – 12, цвет – синий.

7. Поверните текст в ячейке В3 на 90^о.

8. На листе 3 создайте произвольную таблицу, в которую включены такие поля как Дата (установите нужный формат), Числовой (установите нужный формат, например, числовой с

указанием два знака после запятой, денежный, процентный). Установите границы к данной таблице и скопируйте ее на лист 1.

9. Сохраните данный файл под именем Форматирование.

10. Закройте программу.